Il Payroll Specialist è la figura responsabile dell’elaborazione delle retribuzioni e della gestione del database dei dipendenti di un’azienda. In parole povere il Payroll Specialist si occupa principalmente di preparare le buste paga e di gestire le informazioni fiscali aziendali.
Il suo lavoro è molto importante all’interno del dipartimento Risorse Umane perché, come si è già detto nell’articolo Risorse umane: che cos’è il payroll, oltre ai compiti strettamente legati alle retribuzioni, svolge anche diverse altre funzioni. Per esempio tiene traccia del tempo che le persone trascorrono a lavorare e si assicura che venga pagato il giusto importo per quelle ore. Inoltre verifica che le ore lavorate siano corrette e che i dipendenti vengano pagati entro i termini stabiliti dal loro contratto.
Cosa fa il Payroll Specialist?
Entriamo nello specifico e vediamo nel dettaglio quali sono le mansioni di un Payroll Specialist. Prima di tutto occorre fare una distinzione tra i compiti che riguardano:
- la gestione dei rapporti con gli altri dipendenti
- le relazioni con la dirigenza aziendale
La gestione dei dipendenti
Prima di tutto, il compito principale per un Payroll Specialist è quello di collaborare con gli altri reparti per migliorare il sistema di gestione degli stipendi. Il reparto HR è una sorta di centro nervoso dell’azienda poiché da lì transitano tutte le notizie che viaggiano dalla dirigenza ai dipendenti e viceversa.
A livello di comunicazioni:
- aiuta i dipendenti a comprendere la loro busta paga ed eventuali cambiamenti che possono verificarsi
- indirizza e risolve i reclami relativi al sistema di gestione stipendi
A livello organizzativo:
- compila fogli di calcolo e utilizzano altri software amministrativi per assicurarsi che i dipendenti siano pagati per le ore di lavoro
- si assicura che le ore lavorate siano precise, che i controlli siano eseguiti correttamente e che i dipendenti siano pagati in tempo
- elabora il libro paga per i dipendenti
- gestisce la banca dati del personale
- crea dati per i contabili, o altri specialisti finanziari, relativi ai periodi di pagamento delle tasse o durante le revisioni finanziarie
I rapporti con la dirigenza
Come si è visto il Payroll Specialist non svolge unicamente funzioni con i dipendenti, ma ha anche una serie di oneri che riguardano i vertici aziendali. In particolare:
- gestisce il budget e le spese dell’organizzazione
- riferisce al supervisore del dipartimento HR riguardo alle attività e ai problemi quotidiani
- lavora a stretto contatto con gli altri reparti per raggiungere gli obiettivi dell’azienda
- redige i rapporti destinati ai dipartimenti competenti su buste paga, budget aziendale e spese varie
- raccoglie i dati temporali e le informazioni sui salari
Competenze e requisiti del Payroll Specialist
Sebbene un diploma di scuola superiore o equivalente sia il requisito minimo, è preferibile ottenere una laurea in Economia Aziendale o in Management delle Risorse Umane. Infatti, come si è detto in precedenza, le funzioni del Payroll Specialist includono la gestione del budget e delle spese dell’azienda. Inoltre gli eventuali avanzamenti di carriera comprendono ruoli manageriali o di supervisione, quindi se questo è il percorso che si intende seguire, la strada dell’università è quella più consigliata.
L’identikit del Payroll Specialist perfetto:
- conoscenza approfondita di leggi e procedure in ambito fiscale e salariale
- eccellenti capacità comunicative
- alto livello di alfabetizzazione informatica
- forti competenze organizzative
- capacità di problem solving per gestire le questioni che possono sorgere sia con i dipendenti che con i dirigenti
A tutto questo occorre aggiungere le competenze da maturare in azienda sull’utilizzo degli applicativi per la gestione del personale. Come per esempio il software HR solution. Come partner, Blutec fornisce soluzioni che permettono di gestire le risorse umane in maniera semplice e completa.
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