Comunicazione Interna: gli Strumenti per migliorarla

Comunicazione Interna: di cosa si tratta?

Quando si parla di comunicazione interna ci si riferisce ad un determinato e complesso processo di comunicazione, utilizzato per diffondere informazioni e dati all’interno di un’azienda, rivolto a dipendenti e collaboratori. Una strategia di comunicazione interna efficace è fondamentale per garantire il benessere e la produttività delle aziende, poiché se eseguita bene consente a tutti i membri del team di lavorare in modo efficace e contribuire agli obiettivi di business.

L’importanza della comunicazione interna risiede nel coinvolgere i dipendenti e permette ai lavoratori di avere un tono di voce e un personale punto di vista. La comunicazione interna quindi, oltre ad essere il pilastro del corretto funzionamento aziendale è anche una preziosa fonte di stimolo, per consolidare il legame di appartenenza tra azienda e dipendenti.

Quali sono gli obiettivi della Comunicazione Interna?

La comunicazione interna oltre ad essere informativa e descrittiva, deve essere in grado di agire sulla componente emotiva dei destinatari.

I principali obiettivi sono:
• il coinvolgimento i dipendenti nelle politiche aziendali;
• la trasmissione di informazioni necessarie ad ottimizzare la fase esecutiva del lavoro;
• migliorare le sinergie tra tutti gli uffici e i reparti;
• stimolare la creatività dei dipendenti;
• creare relazioni di appartenenza e fiducia all’interno dell’azienda;
• incentivare e promuovere attività formative.

Gli errori più comuni nella Comunicazione Interna

Vediamo quali sono gli errori da evitare in un piano di comunicazione interna:

• Messaggi poco chiari, a dispetto di una comunicazione diretta e semplice.
• Essere poco specifici, a dispetto di una comunicazione ben strutturata composta da informazioni utili e rilevanti.
• Non tenere conto dei feedback di tutti i membri di un’azienda.

La comunicazione per risultare efficace deve essere necessariamente pianificata e gestita da un organismo di controllo o da un addetto alla comunicazione.

Chi si occupa all’interna di un’azienda di comunicazione interna?

Il responsabile della comunicazione aziendale si occupa dell’ideazione e della gestione di un piano di comunicazione interna che consiste nei processi di interazione tra i dipendenti ed il management. Il suo ruolo nello specifico è mettere in atto una serie di azioni necessarie alla sinergia, alla condivisione di idee, conoscenze e informazioni all’interno di un’organizzazione.

Gli strumenti da utilizzare per un efficace piano di comunicazione interna

La principale caratteristica di un efficace piano di comunicazione interna è la coerenza con i principali valori dell’azienda. Un piano di comunicazione interna è un documento che deve tenere conto della situazione aziendale e degli obiettivi; si tratta di un’attività strategica che, in quanto tale, deve essere ben pianificata e strutturata.

Di seguito nel dettaglio gli strumenti da utilizzare in un piano di comunicazione interna.

• Newsletter Insight: un messaggio periodico dal tono informale, dallo stile comunicativo accattivante e ben strutturato, con l’obiettivo di aggiornare i dipendenti riguardo ultime notizie e news aziendali.

• Community Online: si tratta di piattaforme web, accessibili solo ali dipendenti, per una concreta condivisione informale e virtuale. Il vantaggio? La sinergia e l’interazione utile alla progettualità delle attività lavorative.

• Meeting Updates: si tratta di riunioni dedicate, che possono assumere il tono formale del tipico meeting strategico e di allineamento, o il tono informale come il classico virtual coffee.

Comunicazione top-down e comunicazione bottom-up

Le due principali direzioni della comunicazione interna aziendale sono comunicazione top-down e comunicazione bottom-up:

• Comunicazione top-down: si tratta della comunicazione “dall’alto verso il basso”, basata su un approccio formale. Il management comunica ai dipendenti decisioni, dati e informazioni rilevanti, con un linguaggio chiaro e trasparente.

• Comunicazione bottom-up: si tratta di una comunicazione “informale” che prende in considerazione l’opinione di tutti i membri del team di un’azienda. Il vantaggio di questo tipo di comunicazione per l’azienda sta nel cogliere le sfumature del dialogo aziendale e usarle per migliorarne i punti deboli. È un tipo di comunicazione recente e flessibile che si applica principalmente in realtà in cui l’innovazione risulta essere una priorità.

La maggior parte delle aziende, oggi, adotta un approccio ibrido basato sulla combinazione tra comunicazione top-down e comunicazione bottom-up.

Gli strumenti digitali per una comunicazione interna strategica

Molte aziende per attuare un piano di comunicazione interna utilizzano l’approccio digitale, utile per la condivisione di informazione ma anche per la raccolta di feedback.

Gli strumenti digitali maggiormente usati sono:

• App mobile, utili per una comunicazione personalizzata. Le notifiche push permettono aggiornamenti importanti in tempo reale, anche per il lavoratore in smart working.

• Sondaggi online, in forma anonima, sono molto importanti perché permettono di dare voce ai dipendenti e misurano la soddisfazione dei dipendenti, in tempo reale.

• Video, una forma di comunicazione coinvolgente e versatile che può essere utilizzata, ad esempio, per la condivisione dei punti chiave di una partnership aziendale.

• Email, il metodo digitale di comunicazione per eccellenza, accessibile su tutti i dispositivi, che permette la condivisione immediata di materiale testuale e grafico.

• Podcast, rapidi, semplici e immediati, utili per ascoltare le comunicazioni interne in qualsiasi momento della giornata, anche da dipendenti che non lavorano esclusivamente all’interno di una sede fisica.