Gestione degli Spazi Aziendali: la nostra guida

La Gestione degli spazi aziendali, nell’epoca post-covid, rappresenta uno dei temi più divisivi e dibattuti all’interno delle aziende. Come sappiamo, la pandemia ha rivoluzionato i processi e ha creato abitudini e pratiche che prima, nella gran parte dei casi, non erano neanche prese in considerazione. La flessibilità, il lavoro da remoto, lo smart working, sono diventati ormai desiderata irrinunciabili per i dipendenti.

Tutto questo ha influito sugli spazi fisici delle aziende. Stiamo infatti assistendo ad una continua destrutturazione degli spazi: i grandi uffici sono spesso troppo costosi e obsoleti, gli ambienti sono inadatti (basti pensare alla quantità di call che vengono effettuate oggi rispetto al periodo pre-covid) o comunque vanno diversificati in base alle attività previste.

Naturalmente forme ibride di lavoro ufficio-casa non sono adatte a tutti i settori e la cultura imprenditoriale deve ancora fare molti passi in avanti. Ciononostante la direzione è stata tracciata, perciò in questo articolo cercheremo di darvi qualche spunto utile ad intraprendere la strada per una Gestione degli spazi aziendali più moderna e bilanciata.

Cosa si intende con Gestione degli spazi aziendali

Iniziamo con il dare una definizione più precisa. Con Gestione degli spazi aziendali si intende quel processo di pianificazione, progettazione e gestione degli spazi fisici di un’azienda. Gli obiettivi, nonché i vantaggi che si possono trarre da una corretta Gestione degli spazi aziendali, sono:

• Migliore produttività: un ambiente di lavoro più stimolante, più confortevole e più sicuro può contribuire a migliorare il benessere dei dipendenti.
• Riduzione dei costi: forme ibride di lavoro casa-ufficio e la corretta gestione degli spazi portano inequivocabili vantaggi economici con l’eventuale riduzione dei costi di affitto, dell’energia e della manutenzione.

Gli step da seguire per la Gestione degli spazi aziendali

Nel dare una definizione del concetto abbiamo usato delle parole precise che altro non sono che gli step del processo che sarebbe opportuno seguire per una Gestione degli spazi aziendali più efficiente:

• Pianificazione: bisogna certamente partire da un’analisi approfondita dei flussi di lavoro, delle abitudini e delle necessità di ogni reparto. Non tutti i reparti infatti sono uguali e non tutti possono ricorrere a forme ibride allo stesso modo. Sicuramente gli uffici amministrativi hanno bisogno di una maggiore presenza in ufficio mentre, ad esempio, i team di sviluppo software non hanno questa necessità e potrebbero lavorare completamente da remoto nella gran parte dei casi.
• Progettazione: solo dopo le prime valutazioni si può passare alla fase di progettazione. Anche in questo caso, la tipologia di spazio da dedicare ai dipendenti dipende dal tipo di lavoro e dai vari reparti. I team creativi potrebbero trarre giovamento da uno spazio aperto dove l’interazione e il confronto sono stimolati mentre il reparto commerciale potrebbe aver bisogno di maggiore privacy. Quello che sicuramente non può mancare è l’attenzione all’aspetto tecnologico. Connettività, prese, luci adatte al lavoro al computer, anche i più piccoli dettagli concorrono a creare uno spazio di lavoro stimolante.
• Gestione: infine non bisogna sottovalutare la gestione degli spazi di lavoro. La pulizia, il miglioramento continuo e la manutenzione sono fondamentali.

I 3 elementi che non devono mancare per una gestione flessibile

Come abbiamo specificato nel primo paragrafo, ci stiamo concentrando su una gestione più moderna ed efficiente degli spazi, che includa i concetti di flessibilità e lavoro da remoto. È doveroso quindi sottolineare che, prima ancora di procedere con la pianificazione e la progettazione degli spazi, è opportuno che in azienda ci sia la cultura adeguata e che la Gestione degli spazi aziendali rientri nel più ampio piano della People Strategy aziendale.

I 3 elementi che possono fare la differenza sono:

• Politiche di Performance Management: dare obiettivi chiari e misurabili, dotarsi di strumenti di Project Management per monitorare il progresso, fornire feedback ai team di lavoro e stabilire delle premialità sono alcuni tra gli strumenti più efficaci in tal senso in quanto aiutano a tener traccia delle prestazioni dei dipendenti in modalità ibrida.
• Management ingaggiato: parallelamente i Manager e i Team Leader devono essere in grado di gestire le risorse anche da remoto. Non sempre è semplice e non tutte le pratiche di leadership si possono applicare a tale modalità, di sicuro il ricorso a politiche di Performance Management contribuisce ad un’adeguata gestione delle risorse.
• Infrastruttura informatica: la prenotazione delle postazioni in particolare riveste un ruolo fondamentale, dotarsi di uno strumento informatico in grado di gestire questo e altri aspetti correlati è fondamentale.

ZWorkspace: la soluzione software

Parlando di software, una soluzione Zucchetti largamente utilizzata dalle aziende italiane è ZWorkspace. ZWorkspace è un sistema evoluto di software e hardware che rende smart la gestione degli spazi semplificandone la prenotazione, l’assegnazione e il monitoraggio.

Grazie al software è infatti possibile prenotare sale riunioni, scrivanie, parcheggi, si possono gestire gli asset aziendali, e si è sempre più connessi alle logiche organizzative, IT e di gestione delle persone.

Grazie a ZWorkspace, l’azienda permette, sia ai dipendenti che ai visitatori, di verificare la disponibilità e di prenotare gli spazi lavorativi aziendali attraverso un menù diversificato per utente. In particolare vengono dati in dotazione:

• Software: una soluzione con funzioni specifiche per il facility manager, l’ufficio logistica o per chi ha in gestione gli spazi, ma anche per l’ufficio hr e l’rspp aziendale, così come per la gestione delle prenotazioni in modalità self service da parte dei collaboratori.
• App mobile: per estendere le funzioni del software in mobilità e permettere le prenotazioni e il check-in da smartphone e tablet.
• Analytics: un’interfaccia intuitiva per monitorare le modalità di utilizzo degli spazi di lavoro e avviare un processo decisionale più veloce.

Se vuoi saperne di più sul software ZWorkspace clicca qui. Se invece vuoi contattarci per richiedere una demo compila il form.