Processo di Onboarding: di cosa si tratta?

Cosa si intende per Onboarding?

Con Onboarding ci si riferisce alla parte conclusiva del processo di assunzione di un nuovo dipendente all’interno di un’azienda. In ambito HR l’Onboarding è il processo di inserimento del dipendente in azienda, nel quale si mettono in pratica una serie di azioni necessarie a far sentire la nuova risorsa a proprio agio.

L’importanza del processo di Onboarding

L’Onboarding è un periodo fondamentale sia per il dipendente sia per l’azienda. Per la nuova risorsa l’Onboarding è il periodo iniziale, il momento necessario in cui acquisire tutte le conoscenze, le pratiche organizzative e culturali per entrare a far parte dell’azienda e per diventarne parte integrante. Per l’azienda è un momento cruciale poiché permette di valutare la nuova risorsa.

Un processo di Onboarding errato può anche portare alle dimissioni del neoassunto. Si stima infatti che circa il 90% dei dipendenti decide se restare o cambiare impiego nel corso dei primi sei mesi.

Il dipendente durante le prime settimane farà una valutazione dell’ambiente lavorativo, dei colleghi e soprattutto sarà in grado di valutare se le proprie aspettative siano effettivamente corrispondenti alla realtà. L’azienda sarà oggetto di valutazione da parte del dipendente, quindi sarà necessario porsi nella maniera giusta, proprio perché non avrà una seconda possibilità per fare una buona impressione.

Si tratta, dunque, di un periodo estremamente delicato, da pianificare con attenzione per favorire da subito la piena integrazione dei neoassunti ed evitare la sostituzione nel periodo di prova, che implicherebbe un danno sia in termini economici, sia in termini di tempo, non solo per l’azienda ma anche per il dipendente.

Esempi di Onboarding aziendale

Fase 1: Pre Onboarding

Partiamo dal Pre Onboarding, ossia il periodo di tempo che intercorre tra l’accettazione e il primo giorno di lavoro. In questa fase delicata, il candidato potrebbe ancora essere in contatto con altre società e avere qualche dubbio sull’accettare o meno il lavoro.

L’azienda dovrà compiere qualche piccola azione, per evitare di perdere la risorsa, ecco quelle raccomandate:

• Fornire informazioni dettagliate sulla vita in azienda, compresi servizi welfare;
• Fornire informazioni sul primo giorno di lavoro.

Più in generale è utile essere vicini empaticamente al neo assunto. Cambiare lavoro comporta stress e insicurezza. Stare vicino alla persona, cercare di capire i suoi sentimenti, come ha affrontato le dimissioni dal precedente lavoro, fargli capire che non ha sbagliato scelta: questo è il vero cuore del lavoro del reparto HR.

Fase 2: Piano di Onboarding

Terminata la fase preliminare si passa all’elaborazione di un piano per il breve ed il lungo periodo. L’azienda è tenuta a porsi domande specifiche di natura strategica e logistica:

• Quanto durerà la fase di Onboarding?
• Qual è l’impressione che l’azienda vuole trasmettere al dipendente?
• Quale ruolo avranno i colleghi?
  
• Quale ruolo avranno le HR?

Nel piano di Onboarding è necessario stabilire cosa dovrà fare la persona ma anche come dovrà farlo. È cruciale capire se la risorsa ha tutte le competenze o, in alternativa, come intervenire per colmare il gap, perché un motivo frequente per cui i neo assunti lasciano il loro impiego nei primi mesi è il senso di inadeguatezza nei confronti del nuovo ruolo.

Fase 3: Esecuzione del piano

Solo dopo aver risposto a queste domande si potrà passare all’esecuzione del piano. Il momento più delicato è sicuramente il primo giorno di lavoro, sia per il dipendente che per l’azienda. Sarà bene pianificare uno schema di presentazione partendo da questi punti:

• Presentazione dell’azienda, del lavoro e dei colleghi;
• Tour guidato dell’azienda e un’eventuale consegna del kit di benvenuto;
• Credenziali di accesso e badge;
• Formazione tecnica riguardo strumenti e piattaforme;
• Creazione di un’agenda delle attività da svolgere durante la prima fase

I successivi giorni dipenderanno naturalmente dal ruolo del neoassunto e dalla struttura dell’azienda ma è vitale non “abbassare la guardia” e rispettare l’agenda delineata. Infine, come sempre, con il fine sia di migliorarsi che di coinvolgere il dipendente, sarà bene passare alla fase finale e cioè alla raccolta del feedback.

Fase 4: Raccolta del feedback ed esempio di questionario di Onboarding

Vediamo insieme come strutturare un questionario di Onboarding e quali sono le domande indispensabili da inserire:

• Quanto sei soddisfatto con l’Onboarding in generale?
• Le informazioni che hai ricevuto prima del tuo primo giorno erano sufficienti?
• Sei soddisfatto del supporto che hai ricevuto nel tuo primo giorno di lavoro?
• Sei stato presentato ai tuoi colleghi?
• Hai avuto accesso a tutte le risorse che sono importanti per te?
• Hai potuto lavorare subito?
  
• Hai discusso delle aspettative e degli obiettivi reciproci?
  
• La descrizione del lavoro e il colloquio di selezione sono coerenti con il lavoro?
• Sai a chi rivolgerti se hai dubbi o domande di qualsiasi natura?
  
• Quanto ti senti integrato nel team?
• Quali aspetti valuti da migliorare in un processo di Onboarding?

Questi sono solo alcuni punti che potranno anche essere corredati da domande più specifiche in base alla posizione lavorativa.

Onboarding digitale

Dopo un’ampia premessa sul significato di Onboarding, e sull’importanza di metterlo in atto in azienda, è giunto il momento di parlare del processo di Onboarding digitale.

La digitalizzazione del piano di Onboarding è un elemento di fondamentale importanza per ottimizzare diversi fattori:

• diminuzione di errori e disattenzioni;
• risparmio di tempo nelle attività amministrative, soprattutto in presenza di dipendenti da remoto;
• rapido tracciamento dei progressi delle nuove risorse.

I vantaggi di un programma di Onboarding strutturato e automatizzato sono notevoli in termini di rendimento, produttività, riduzione di tempo ed energie dedicate alla risorsa e al processo di recruiting oltre che alla riduzione dei costi di formazione.

Il modulo Onboarding digitale di Zucchetti ad esempio ha tre livelli di accesso, uno per il dipendente gli altri per le unit aziendali coinvolte nel processo:

• L’ufficio del personale può accedere alla sua dashboard per configurare e gestire i modelli di Onboarding;
• Responsabili e referenti del nuovo impiegato potranno consultare l’activity list e monitorare il processo;
• I neoassunti avranno accesso alla dashboard di benvenuto con tutte le informazioni utili.

Per saperne di più https://www.blutec.it/software-risorse-umane/